La visioconférence : de quoi s’agit-il ?

Il y a de plus en plus de monde qui travaille à distance, que ce soit le travail de chez soi, ou l’enseignement à distance. Il est parfois nécessaire de communiquer avec ses supérieurs, collègues ou élèves, le moyen utilisé pour ce faire est la visioconférence. Ce moyen de communication s’est largement démocratisé au fil des dernières années avec l’apparition de logiciels et d’applications qui permettent de l’utiliser (Skype, Facebook, Google+,…)

Définition de la visioconférence

La visioconférence est un système audio et vidéo qui permet de communiquer en temps réel avec plusieurs interlocuteurs ou auditeurs, elle offre la possibilité de mettre en contact deux entreprises, ou plusieurs interlocuteurs et de prendre part à une réunion de travail ou une formation à distance sans avoir besoin de se déplacer. Elle est de plus en plus utilisée par les entreprises et les particuliers grâce à son côté pratique et des avantages qu’elle offre.

Les avantages de la visioconférence

La visioconférence offre plusieurs avantages pour ses utilisateurs, parmi lesquels on peut citer :

  • Réduction du temps et des frais liés aux déplacements.
  • Amélioration de l’organisation au sein de l’entreprise.
  • Possibilité d’organiser des réunions, des séminaires ou des formations à distance.
  • Amélioration de la communication entre les employés d’une société en évitant un nombre important d’appels, de fax et d’emails.

Fonctionnement de la visioconférence

Les logiciels de visioconférence utilisent un système de codage du flux audio et vidéo, ils les envoient ensuite sur un serveur sous forme compressée, ce qui permet de les faire transiter plus facilement même avec un débit internet assez faible. Contrairement aux autres services de communication, tels que les emails, qui utilisent un système de codage compatible et qui permettent de communiquer avec des gens utilisant un service différent, les logiciels de visioconférence ne permettent pas de communiquer avec un logiciel différent que celui qu’on utilise, ils ont généralement des codages vidéo et audio qui leurs sont propres.

La mise en place et le bon déroulement d’une visioconférence requièrent certaines conditions :

  • Il faut fixer la date de la visioconférence au préalable afin d’être sûr de la disponibilité de tous les participants.
  • S’assurer de la disponibilité d’une salle de conférence.
  • S’assurer de la disponibilité et l’installation de l’équipement nécessaire à la visioconférence.

Matériel nécessaire pour la mise en place d’une visioconférence :

  • Un écran qui permettra d’afficher le flux vidéo.
  • Un système audio.
  • Un micro.
  • Une caméra ou une Webcam.
  • Un logiciel de visioconférence.
  • Une bonne connexion internet.

Une fois toutes les conditions réunies le jour de la visioconférence, le dirigeant de la réunion devra communiquer les informations de connexion aux différents participants (heure de début de la réunion, numéro de la salle virtuelle, mot de passe de la salle).

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